Cómo intervenir en las reuniones de trabajo sin incomodar

Para nadie es un secreto que las nuevas tecnologías nos han abierto las puertas y dado más flexibilidad. Una de ellas es que hoy en día se pueden mantener reuniones de forma solvente a través de videoconferencia.

Algunas compañías han optado por reducir los desplazamientos de sus trabajadores, al considerar que las fórmulas de comunicación digitales son suficientes para interactuar con compañeros y clientes, señala El País.

Las reuniones como rutina laboral

Es habitual que en nuestro trabajo se desarrollen reuniones una o dos veces por semana, o una vez al mes. Aunque no lo creas estas son importantes ya que conectan al trabajador con la dirección de la empresa. Establecen una comunicación de reciprocidad entre ambos. Con todo ello, las posibilidades de mejora de la actividad, así como de los beneficios para el trabajador aumentan.

Pero hasta participar en estas reuniones de trabajo tiene su ciencia. El principal objetivo de levantar tu voz o la mano durante el desarrollo de la misma es hacer que destaquen tus ideas, trabajo, cualidades y habilidades de interacción.

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Es importante que a la hora de participar tomes la palabra cuando tengas algo interesante que aportar, más que una opinión personal. «La idea es aportar contenido, mayor riqueza al debate», reseña Armand Mennechet, consultor y manager empresarial.

¿Qué se recomienda? Pues prepararse el día anterior, es decir, trabaja sobre una intervención corta y pertinente sobre el tema que se vaya a tratar en reunión: «se puede prever por ejemplo un punto de actualidad con respecto a una ley que acaba de ser votada «, propone el consultor.

Los tipos de reuniones de trabajo en el trabajo

• Informativas: Normalmente, una reunión se lleva a cabo con el fin de facilitar o recoger información.
• De acción: Una reunión también puede realizarse con el objeto de actuar sobre la información.
• Combinación: También es posible que la reunión tenga como fin compartir información y actuar.

¿Qué dicen los expertos?

Alistair Cox, consejero delegado de la consultora de recursos humanos Hays, considera que sería un error asumir que la comunicación cara a cara ya no es necesaria. “Es el pegamento que mantiene unido el negocio. En mi opinión, aún es la mejor manera de crear relaciones entre colegas, ya que permite terminar las cosas”. Así lo escribió recientemente en un artículo para LinkedIn.

Según Cox, trabajar codo con codo con los compañeros ayuda a fomentar relaciones laborales más fuertes. También a promocionar el pensamiento corporativo, estimular la innovación y mejorar la retención del talento al humanizar su trabajo.

Errores que evitar al participar en reuniones

Ambos especialistas coinciden en que al intervenir en una reunión de trabajo no se deben cometer los siguientes errores:

• Monopolizar durante 10 minutos.
• Preguntar por preguntar sólo para mostrar que existes.
• Hay que evitar opinar por todo sin saber de qué se habla, sobre todo si no te lo piden.

“Un buen expositor debe ser una persona con la capacidad de estar atento a los estados de ánimo de los participantes, que sepa interpretar la comunicación no verbal de los asistentes, saber cuándo debe intervenir para detener una discusión entre los participantes, cuándo debe iniciar la revisión de otro punto de la agenda y ser también una persona asertiva”, suma dice Darío Brieba, psicólogo laboral de la Universidad Central.

¿Y la seguridad al hablar en las reuniones?

El psicólogo francés Émile Coué, afirma que repetimos “soy una persona segura”, terminamos creyéndolo y actuando como tal. Esto porque la mente es capaz de producir un comando precondicionado cuando así se requiera.

Mientras que Luigina Campos, miembro activo de la Asociación Internacional de Consultores de Imagen, y dueña del sitio web A la moda con Luigina, resalta estas 5 claves para proyectar seguridad. Estas te servirán de apoyo a la hora de participar en una reunión de trabajo:

1. Postura: sentarte de manera erguida transmitirá seguridad. Por el contrario, ver hacia el suelo o doblar los hombros te hará ver como una persona que no cree en sí misma.
2.  Mirada: cuando te dirijas a alguien, míralo siempre a los ojos. Lo mismo cuando alguien más se dirija a ti. Evita mirar al suelo o a algún punto perdido en el espacio.
3. Caminado: modera tu paso. Una persona que camina muy rápido puede parecer desesperada, asustada o estresada. Una persona segura camina derecho y con buen ritmo.
4.  Mirada: cuando te dirijas a alguien, míralo siempre a los ojos. Lo mismo cuando alguien más se dirija a ti. Evita mirar al suelo o a algún punto perdido en el espacio.
5. Forma de sentarse: siéntate erguido y evita moverte cada dos segundos. Mover los pies, las manos o cambiar constantemente de transmite inseguridad y nerviosismo.

“El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás”, dice Darío Brieba, psicólogo laboral de la Universidad Central.

Otros elementos importantes para intervenir en reuniones de trabajo

Gestualidad

El experto en habilidades de comunicación, fundador del centro de entrenamiento para hablar en público Speak & Spand y profesor asociado de IE Business School; Javier Bernad destaca que “la pasión y la autoridad son dos elementos que venden y convencen (…) Si mueves poco las manos y las mantienen juntas, como los políticos, no de notas demasiado entusiasmo. Si las mantienes al nivel de los muslos das a entender que no te apasiona lo que dices. Y si las juntas mucho parece que te estés preocupando de la audiencia», explica.  Ambos elementos se transmiten a través del lenguaje no verbal, la voz, los gestos y la mirada.

Formas

Teresa Baró destaca en el libro Manual de la comunicación personal de éxito,que “hacer ruido, ocupar demasiado espacio, no saludar a todo el mundo como es debido o mirar descaradamente a algunas personas de la reunión son errores comunes que debemos evitar”, escribe. 

Respiración

«Cuando se está nervioso cuesta más respirar desde el diafragma, con lo cual la respiración es más superficial, se tiene menos aire del que se necesita», indica Bernad.  Bernad enseña en su academia a inspirar durante unos cinco segundos y expirar otro tanto. 

Dominio

Hay ocasiones en que alguno de los presentes no permite hablar, ya sea de forma inconsciente o premeditada. Baró califica a estos personajes como «usurpadores de la palabra». Si no interesa o no se puede por jerarquía buscar la confrontación. Baró recomienda abstraerse o aprovechar las pausas para retomar contacto la conversación. «Si, por el contrario, conviene llevar la iniciativa, lo mejor es no hacer pausas que pueda aprovechar el otro para intervenir y, si lo hace, seguir hablando mirándole a los ojos o usar fórmulas cortantes».

Contacto visual

«Lo ideal es mirar a los ojos durante tres o cinco segundos a toda la audiencia. Con ello se transmite autoridad, porque se genera una situación parecida a una pequeña charla con cada uno. Es mejor que ir escaneando la sala, porque en ese caso se da cuenta uno de la cantidad de gente que hay y pueden aflorar los nervios», argumenta Bernad.

Uso de la voz

«Contamos con tres resortes que a menudo desconocemos: el volumen, el ritmo y el tono de la voz», destaca Bernad. Saber manejarlos adecuadamente puede suponer la diferencia entre una intervención aburrida o estimulante. Las pausas, los énfasis y la modulación del tono son elementos que hay que entrenar. «Cuanto más entusiasmo se quiere transmitir, más altos y bajos hay que introducir en cada una de estas variables».

En resumen… 

«Habla despacio y vocalizando, respira antes. Mira a los interlocutores cambiando la vista entre ellos para que nadie se sienta especialmente receptor de tu mensaje y para que nadie tampoco se quede sin al menos un ligero recibimiento de la tuya, buscando su empatía y entendimiento ante tu postura», resaltan los expertos.

Y por último, «participa y sé contundente, para cubrir con energía y potencia esa falta de experiencia que asumes de antemano. Sé consecuente con lo expuesto y asume con anterioridad que puedes recibir críticas y posturas contrarias. Y en muchos de estos casos, simplemente escucha y calla. Demuestra que el silencio también es una manera de comunicar, de interactuar, de hablar sin querer decir».

Aplica todos estos datos y verás como fluye de la mejor manera tú participación en las reuniones, no olvides que lo importante es ofrecer ideas nuevas y que aporten, toma tu tiempo para meditar y ordenas tus ideas.

La lluvia de ideas, es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Se ejecuta con la finalidad de liberar la creatividad de los equipos. También de generar un número extensos de ideas e involucrar oportunidades para mejorar.

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