Antes de empezar hazte estás preguntas: ¿quedas atrapado con frecuencia en tareas o actividades por horas? ¿Esos retrasos se dan en parte por la interrupción de tus colegas? ¿Se te acumulan las tareas del día anterior? Si las respuestas a estas tres interrogantes es sí, es momento de que apliques la metodología Kanban.
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¿La metodología Kanban es para ti?
Concentrarse es una tarea difícil que tarde o temprano termina afectando nuestras labores diarias, tanto las del trabajo como las del hogar. La tecnología como ha sido de ayuda también ha sido un factor que crea distracción, entre revisar las redes sociales y enviar mensajes el tiempo también se pasa.
Aunado a eso los compañeros de trabajo que te sacan conversación, preguntan cómo vas y hasta de que forma te pueden ayudar. Mientras que del otro lado tienes a tú jefe preguntándote si ya terminaste, qué paso con las actividades del día anterior, entre otros.
Pero hasta para eso hay soluciones, tranquilo, no está relacionado con dejarle de hablarle a tus compañeros o tener que apagar tú celular. Con el tiempo hay una nueva metodología que ha tomado fuerza como una solución para cumplir con las tareas asignadas y necesarias para alcanzar los objetivos.
¿Qué significa Kanban?
Este es la metodología Kanban, ¿pero qué significa? Kanban es una palabra japonesa que se compone de dos partes: Kan, que significa visual, y Ban, que hace referencia a tarjeta. Este método utiliza tarjetas para gestionar, de manera visual, la realización de determinados procesos y tareas, de forma efectiva y en el tiempo estimado.
Kanban es un símbolo visual que se utiliza para desencadenar una acción. A menudo se representa en un tablero Kanban para reflejar los procesos de su flujo de trabajo, explican expertos.
«Kanban, representada por una tarjeta Kanban, se moverá a través de las diversas etapas de su trabajo hasta su finalización. A menudo se habla de él como un método de extracción, de forma que usted tira de sus tareas a través de su flujo de trabajo, ya que permite a los usuarios mover de sitio libremente las tareas en un entorno de trabajo basado en el equipo», especifica la página Kanban Tool.
Presentación y visibilidad de la metodología
Una de las principales ventajas que tiene esta metodología es que se representa de forma visual y sencilla. En especial es fácilmente incorporable al sistema y procesos de una empresa, sin duda empezarás a asimilarlo y emplearlo de manera rápida y sencilla.
Entre las funciones tienes que puedes empezar una operación estándar en cualquier momento. Por ejemplo dar instrucciones basados en las condiciones actuales del área de trabajo y prevenir que se agregue trabajo innecesario a aquellas ordenes ya empezadas. Esto evita el exceso de papeleo innecesario.
De igual forma te ayudara a la eliminación de la sobreproducción, dar prioridad en la producción, el Kanban con mas importancia se pone primero que los demás y por último facilita el control del material.
Tipos de Kanban
- Etiquetas con cualquier otro tipo de información relevante para la realización de las actividades.
- Otras que contengan etiquetas de transporte con información de lo que contiene cada paquete y su destino.
- Identificativos de fabricación con información de las características del producto a fabricar.
Si tienes problemas para crear prueba estos consejos para hacer una tormenta de ideas exitosa.
¿Cómo funciona?
Kanban Tool explica en cinco pasos cómo funciona el proceso:
- Visualice lo que hace: Toma un tiempo, mira todas las tareas y elementos que estarán distribuidos en la tabla o cartelera, contribuirá a que todos los miembros de su equipo se mantengan al corriente con su trabajo. La idea es que en ella se coloquen todas las actividades a cumplir, visualizando cada empleado lo que se tiene planificado hacer a corto y largo plazo.
- Limite la cantidad de Trabajo en Proceso: Saber cuales son las limitaciones de cada uno es importante. De esta forma se evitan los excesos de compromiso en la cantidad de tareas que realmente serán difíciles de cumplir. Por ello se deben establecer metas accesibles a cada persona.
- Realiza un seguimiento de los tiempos: Colócate un tiempo estimado en cada actividad y evalúa progresivamente si vas en lo estimado. Trazando las metas a corto, mediano y largo plazo.
- Haz una lectura fácil de indicadores visuales: Conozca lo que está ocurriendo de un solo vistazo. Utilice tarjetas de colores para distinguir los tipos de trabajo, prioridades, etiquetas, fechas límite y más.
- Identifique los «cuellos de botella» (problemas) y elimina lo que resulta descartable: Por último recomiendan aprovechar «al máximo los plazos y ciclos de ejecución, del Flujo Acumulativo y de los informes de tiempo. Estos criteriosì te permitirán evaluar tu rendimiento, detectar los problemas y ajustar el flujo de trabajo en consecuencia».
Beneficios claves en el kanban
- Ayuda a la distribución del trabajo: Ofrece una cómoda visión de los trabajos y tareas que se realizarán. Usted selecciona sus tareas, por tanto no tendrá que esperar a que la tarea vaya hacia usted.
- Estimula el rendimiento: Este método es muy flexible y le permite perfeccionar sus procesos para obtener los mejores resultados.
- Colaboración y organización: Puedes usar columnas, carriles y tarjetas de colores. Serás capaz de trabajar en el mismo tablero que tú equipo y podrán apoyarse entre todos.
Toma en cuenta también que ayuda a:
- Prevenir el trabajo innecesario y prevenir el exceso de papeleo innecesario.
- Aumenta la flexibilidad de los procesos de producción y transporte.
- Mejor control del stock de material.
- Se facilita el control de material.
Desventajas de usar el kanban
Pero como dice el dicho, no todo lo que brilla es oro, y esta metodología también tiene sus desventajas. Por ejemplo estas tres:
- Dificultad de realizar las entregas a tiempo en grandes proyectos. Esto dado que no hay un control específico del tiempo empleado en cada actividad. En grandes proyectos pueden acumularse un gran número de pequeños retrasos que provocarían la demora en la entrega final.
- Dificultad a la hora de prever posibles problemas. Aunque la localización y solución de problemas es sencilla en Kanban, su previsión antes de que ocurran no lo es.
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Falta de reglas. A pesar de la existencia de pocas reglas es una ventaja, puede convertirse en un problema cuando el desarrollador es inexperto y necesita una guía para realizar su trabajo. Por ello, se aconseja hacer uso de Kanban tras haber ganado experiencia con otras metodologías, ya que de este modo habrá reglas que se habrán interiorizado. Todo esto según Javier Garzas.
Rob Williams, experto en desarrollo de aplicaciones, explicó: «el mayor problema con kanban es que está diseñado para un mundo donde las cosas pasan por la línea una sola vez,por ejemplo, un fabricante de automóviles».
Pero tenga presente que: «las herramientas basadas en Kanban le permiten asignar tareas a los miembros del equipo, adjuntar comentarios, descripciones, enlaces y archivos. Por tanto,las tareas no necesitan más tiempo que pueda perderse hablando, y todo esto de forma digital descargando Kanban Tool«.
Otro método interesante…
También te recomendamos probar el método 5S recibe este nombre por: Seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke, en japonés. En español sería: clasificación,orden,limpieza,estandarización y mantener la disciplina,respectivamente. Con el tiempo muchas son las empresas que han adaptado o aplicado esta metodología. Esto debido a que sus beneficios son múltiples y ofrecen un mejor entorno laboral; así como gran productividad.
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