¿Cómo elaborar documentos formales para el trabajo? (+ infografía)

Sin duda alguna realizar un documento formal para presentar en el trabajo no es tarea fácil, tampoco se trata de que haya una ciencia para hacerlo pero si hay algunos tips que podrían ayudarte ha tener éxito a la hora de hacerlos.  Un documento formal puede ser desde un ebook, hasta un informe sectorial. Son varias aplicaciones de lo que se entiende por un documento formal.

Para nadie es un secreto que hay tareas agobiantes en el trabajo y una de ellas es realizar documentos formales. Varios empleados se sientes incómodos con esta labor en parte porque desconocen que paso se deben seguir para hacerlos y en especial para tener éxito al formularlos.

Pero no te preocupes, en Mente Profesional te daremos varios tips para que sepas como hacerlos. Aunque no lo creas uno de los problemas más frecuentes que se plantea a la hora de elaborar un documento es la confusión en la estructura y es necesario que se cumplan una serie de requisitos.

Las diferentes instituciones que te pueden pedir un documento formal pueden ser: la universidad, el instituto, entidades bancarias, o la empresa para la que trabajas, pero para saber cómo cumplir con lo que te piden es necesario que sepas lo que te están pidiendo.

Por ejemplo debes con templar como es la portada formal para un proyecto, los márgenes formales para Word. En fin, una cantidad de cosas que muchas veces no sabes por dónde empezar. Empecemos hablando del email, esta herramienta es efectiva en la administración.

Pero antes de empezar realiza este ejercicio: siéntate en la computadora o toma tú teléfono y redacta un correo electrónico, te costará iniciar debido a que no quieres parecer agresivo o poco amistoso, la idea es que nos entiendan de forma correcta. Encontrar el balance correcto para tu email recordatorio puede ser todo un reto.

¿Cómo redactar un email recordatorio sin morir en el intento?

«La clave para escribir un email recordatorio amistoso es ser profesional y amigable. Esto es particularmente verdadero para un primer recordatorio, ya que la falta de acción de tu contacto puede resultar en un descuido. No quieres dañar tu relación con esa persona», especifican expertos.

Business propone seis tips para realizar con éxito este paso, y esos son:

1. Trabajo atrasado: el trabajo en equipo es un escenario común en los negocios y en la escuela. Si participas en un equipo y alguien no ha cumplido con su parte, puede afectar todo el proyecto. Necesitas tener tacto y dejarle saber que está atrasado.
2. Pago atrasado: nadie quiere esperar a recibir un pago. Si alguien te debe dinero y está atrasado, necesitas averiguar para cuándo puedes esperar el pago.
3. Inacción por parte del destinatario: siempre que alguien promete hacer algo pero no lo hace puntualmente, entonces debes motivarlos. Una email recordatorio amistoso puede ayudar.
4. Se acerca un hito importante: a veces debes recordarle a un contacto que no debe perderse un evento próximo. Enviarle un recordatorio amable antes de una reunión necesaria o de una fecha tope puede ser útil.
5. Seguimiento a una aplicación de trabajo: si estás buscando un trabajo, necesitarás darles seguimiento a las entrevistas y aplicaciones. Al mismo tiempo, no debes alienar a tu contacto en un potencial empleador .
6. Cargamento atrasado: cuando has ordenado algo y no ha llegado. Necesitas dejarle saber al vendedor que su cargamento esta retrasado. Si el artículo está agotado o no disponible, entonces debes pedir una devolución.

¿Para qué más sirve el correo electrónico?

Los tiempos han cambiado y hasta la forma de trabajar se ha vuelto más flexible, ya no están común ir hasta una empresa con el curriculum en manos, ahora tienes la opción de enviar el resumen a través de un correo electrónico y esperar que te contacten para el puesto que solicitaste.

Universo Laboral recomienda contar con una cuenta de correo exclusiva para esta labor, teniendo como punto de inicio una combinación entre el nombre y el apellido, «no es aconsejable usar cuentas de correo como ganador1978 o florecitasilvestredelcampo«.

No pases por alto escribir en la línea del asunto, no dejarlo en blanco. Por ejemplo: Postulación  algGerente de Ventas o Postulación Vacante Coordinador de Eventos. Algunos avisos solicitan que escriban determinada referencia, puntualizan los expertos.

«Las primeras líneas deben usarse para explicar, de una manera muy concisa, la forma en que se enteró de la vacante. Es muy importante ser directo y vigilar nuestra ortografía, ya que es el primer contacto con el reclutador. Explicar nuestra trayectoria en el correo es un recurso exagerado, ya que para eso precisamente estamos enviando el CV», suman.

Ten presente…

El resumen curricular es nuestra carta de presentación a la hora de buscar trabajo, pero muchas veces cometemos errores en él que nos terminan costando el empleo. Crear el curriculum perfecto no es imposible, solo necesitas aplicar ciertos tips y listo.

Expertos resaltan los siguientes pasos para solicitar empleo a través de un correo electrónico con éxito:

• Concluir el correo siempre con un agradecimiento al receptor y con una frase que induzca a la respuesta: «Quedo a la espera de sus comentarios».
• Corregir y revisar el correo varias veces hasta que quedemos satisfechos.
• Leer cuidadosamente todos los requisitos de la oferta antes de postularse.
• Escribir correos personalizados, con el nombre correcto de la persona que nos puede entrevistar.
• No redactar más de dor párrafos. La informacion debe ser clara y precida del porqué somos ideales para ese puesto.
• Elaborar un correo electrónico muy organizado. Con CV adjunto y también en el cuerpo del mensaje.}
• Debes incluir tu dirección física, tu correo electrónico (si tienes otro no dudes en incluirlo), tu teléfono fijo y el celular, números de identidad.
• Menciona desde el más reciente al más antiguo las empresas en las que trabajaste, el cargo y las principales responsabilidades.
• Incluye referencias o recomendaciones por parte de personas de confianza con las que hayas trabajado por ejemplo.

Pero si tu idea es solicitar el empleo a través de una carta toma en consideración estos pasos:

Léela varias veces, revisa la ortografía, la redacción y un lenguaje adecuado. Si eres de los que obtuviste un cargo y buscas presentarte más en profundidad a quienes te dieron el puesto o si deseas postularte a un cargo nuevo, la carta de presentación es para ti.

En muchos de los casos los interesados le piden a un tercero que la escriba, en ella resaltarán las cualidades de la persona. Por ejemplo, busca a un compañero que trabaje en la misma empresa que tú y te conozca de antes.

Otra de las opciones que hay es la carta de referencia, «en esta el candidato le pide a un ex jefe de confianza que escriba una carta hablando de por qué es la persona adecuada para un nuevo empleo, basándose en las competencias que demostraba tener en su empresa».

Hacer un informe

Otra de las labores que piden constantemente es realizar un informe, el cual tiene como finalidad el comunicar y dar cuenta de una situación desde diferentes perspectivas. Ahora toma papel y lápiz, para que apuntes los pasos que debes seguir para elaborar de forma correcta lo solicitado:

1. Lo principal es que sea elaborado en un lenguaje claro; preciso, concreto y en especial muy objetivo. Es importante que evites las apreciaciones personales como: creo, pienso, me gustaría, deseo, entre otros, por eso te recomendamos emplear: se observa, se ha analizado, se procedió, etc.
2. Hay diferentes tipos de informes, y estos pueden ser expositivos, interpretativos o demostrativos. El expositivo hace referencia al relato en secuencia de hechos sin sin análisis e interpretaciones del autor, es necesario que lleve antecedentes que permitan comprender de mejor forma la narrativa. En el interpretativo, se analizan las situaciones para sacar así unas conclusiones y ofrecer de esta forma recomendaciones oportunidades y por último, el demostrativo, «es el que se plantea después de un estudio, se describen los pasos seguidos, las conclusiones obtenidas, también recibe el nombre de científico o técnico».
3. Enfócate especialmente en los puntos que debes tener a la hora de realizar un informe, y esos son: fijar el objetivo, seleccionar la información, analizar esta última, evaluar y verificar, estructurar el informe, y proceder a trabajar en el mismo, resaltan expertos.
4. Pregúntate: ¿Para quién es el informe?, ¿Qué es lo que se quiere conocer?, ¿Cuál es el uso que le va a dar? ¿Qué conocimientos tiene del tema?, esto te dará punto de partida antes de empezar a redactar el informe.
5. Organiza que actividades vas a realizar para lograr los criterios de evaluación propuestos, deja en claro las fuentes de la información, los recursos humanos y los recursos materiales a las que recurrirás para extraer los datos. Tras hacer eso analiza toda la información seleccionada, organiza y haz las comparaciones.
6. Evalúa los datos y procede a verificar los mismos, consolida la información, organiza y elabora el informe escrito.
7. Expertos puntualizan que la estructura del informe se divide en tres partes: introducción responde a las preguntas: ¿para qué? ¿por qué? y ¿con qué?, seguido por el desarrollo,  acá se presenta los procedimientos o metodología utilizada para recopilar la información, responde a la pregunta ¿cómo? y por último la conclusión es donde se presentan los resultados obtenidos, responde a la pregunta ¿qué se encontró? y ¿qué debe hacerse?
8. Recuerda: el informe debe ser objetivo, no se acepta la subjetividad, menciona todos los datos posibles, sé organizado, describe con detalle cada paso seguido, cita las fuentes de información que has consultado, escribe párrafos cortos, claros, precisos y concretos, expón de forma precisa, y presenta tu informe.

El lenguaje también importa

El lenguaje formal es aquel que se utiliza en situaciones que son más serias y formales, y donde los hablantes, generalmente, tienen una relación lejana. Tiene como características: la correcta pronunciación, el adecuado y variado vocabulario, la utilización de oraciones o frases bien construidas; no se usan las muletillas, vulgarismos, modismos y el discurso es fluido y continuo.

De igual forma se utilizan frases u oraciones más largas; no hay evidentes repetición de palabras, no es redundante, se entrega la información de una sola vez y la información está bien estructurada y tiene un orden lógico.

Ejemplos:

1. Buenas tardes, ¿Cómo está usted? Mi nombre es ________
2. Disculpe, ¿podría indicarme donde se encuentra el tocador?
3. Un placer conocerlo, que tenga un buen día.
4. La reunión quedará pautada para el día lunes en horas de la tarde.
5. ¿Le gustaría acompañarme en el almuerzo el día de hoy?
6. Estoy de acuerdo con usted, la situación pudo manejarse de mejor manera.

Mientras que el informal es utilizado cuando conversamos con nuestros pares y con gente con la cual tenemos mucha confianza. Es el lenguaje que utilizamos diariamente y que se caracteriza por ser expresivo y emotivo. Las características de este son: se repite mucho una misma idea, utilización de muletillas, que son palabras o frases que repite mucho una persona.

Así como la utilización de modismos, frases o palabras que tienen significado y que se usan en un lugar determinado. Poco uso de vocabulario, siempre se utilizan las mismas palabras. Las frases u oraciones no están bien organizadas y por último existe  repetición de palabras.

Ejemplos:

1. ¡Hola! ¿Qué tal?
2. Salí con ese cuate/pana, pero no me fue muy bien.
3. ¡Qué bien la pasamos ayer!
4. _____ cree que está muy guapo.
5. Vamos mañana al cine, ¿quieres?
6. ¿Qué es eso? Voy a tener que googlearlo.

Si sigues todos estos pasos obtendrás el éxito seguro en las actividades que te toquen emprender. Estos tips son aplicables no solo en el área laboral, también te sirven en la universidad y vida personal. Enfócate en lo que necesitas y emplea las herramientas necesarias para lograr lo que te trazaste.

No te estreses por la realización de cartas o informes,  mira que con estos pasos que te hemos dado tienes todo para salir airoso al momento de hacerlos. Así que ánimo.

¿Ya probaste anteriormente alguna de estas herramientas? ¿Cómo te fue? Comparte con nosotros tu experiencia y responde nuestras preguntas a través de nuestra cuenta en Twitter  o Facebook. Si este artículo te gusto,  no dejes de compartirlo.

Sigue estos lineamiento para elaborar mejores documentos formales y no entorpecer las comunicaciones en el trabajo.

Infografía diseñada por: Claudia Rengifo.